BT departmanının sorumlu olduğu fiziksel olan ve olmayan tüm varlıkların envanter kayıtları düzenli olarak tutulmalı, varlıkların özelliği, niteliği, zimmet bilgileri değiştiğinde güncellenmeli, düzenli aralıklarla envanterlerin durumları kontrol edilmeli ve gerektiğinde raporlanmalıdır.
Varlık envanter kayıtlarının düzgün tutulduğu kuruluşlarda, soruna müdahale öncesinde veri toplama işlemi hızlı bir şekilde yapılabilir, bu durum sorununun kaynağını bulmada ve çözüme kavuşturmada teknisyenlere çok önemli katkılar sağlar.
Varlık envanter kayıtlarının içinde ofis, depo, fabrika gibi taşınmazlar olabileceği gibi, makineler, araçlar, bilgisayarlar, yazıcılar, ağ cihazları, kamera sistemleri, sunucu kabinleri gibi taşınabilir fiziksel varlıklar da bulunur.
Fiziksel olmayan marka tescilleri, patent hakları, işletim sistemi lisansları, yazılım lisansları, domain alan kayıtları gibi süreli veya süresiz sahip olunan varlıklar da envanter kayıtlarına eklenmelidir.